Кассы

Касса в системе — это не аппарат на прилавке, а «кошелёк», куда падают деньги определённого вида. Наличные в одну кассу, оплаты картой в другую, Kaspi QR в третью. Так видно, сколько денег в сейфе, а сколько ушло на счёт.

В новой версии «Кассы» и «Деньги в кассе» — один экран: здесь и остатки, и сами кассы, которые можно создавать и править.

Где лежит

Откройте Деньги → Кассы.

Сверху три цифры за выбранный период:

• Поступило — сколько денег пришло во все показанные кассы;
• Выдано — сколько ушло;
• Всего в кассах — сколько лежит там на конец периода.

Переводы между кассами считаются и приходом, и расходом: у кассы-получателя это приход, у кассы-отправителя — расход.

Дальше — карточки касс. В каждой:

• название — по клику справа открывается кассовая книга этой кассы;
• точка, к которой касса относится, а у общих касс — «Общая касса организации»;
• остаток крупным шрифтом, красным, если касса ушла в минус;
• тип оплаты значком справа от остатка;
• три цифры «На начало», «Приход», «Расход» за период;
• кнопка «Кассовая книга», карандаш (изменить) и корзина (удалить).

Период

Пока поле «Период» пустое, цифры считаются за последние 7 дней. Нажмите на поле, чтобы выбрать «Сегодня», «Вчера», «30 дней», этот или прошлый месяц, год или свои даты. Остаток на экране — всегда на конец выбранного периода.

Какие кассы видны

Это зависит от выбора в меню слева:

• выбрана точка — только кассы этой точки;
• выбрана организация или «Все точки» — ещё и общие кассы организации, у которых точки нет.

Поиск ищет по названию кассы, точке и типу оплаты. Рядом считается счётчик: «Касс: 12» или, если список сужен, «3 из 12».

Выключенные кассы по умолчанию скрыты. Галочка «Показать неактивные» рядом с поиском добавляет их в список: такая касса идёт с пунктирной рамкой и значком «Неактивна», а её остаток входит в «Всего в кассах». Карандашом её можно открыть и снова включить «Активность».

Создать кассу

Нажмите «Касса» (на узком экране кнопка сжимается до «+») — форма откроется окном поверх списка.

• Наименование — обязательное поле. Название должно читаться с одного взгляда: «Наличные Рудный», «Kaspi QR Рудный»;
• Торговая точка — где эта касса работает;
• Тип оплаты — какие оплаты в неё попадают. Поле разблокируется после выбора точки;
• Комментарий — по желанию;
• Процент банка — комиссия эквайринга, целое число от 0 до 100. Поле справочное: в расчёты оно не входит;
• Активность — выключатель, о нём ниже.

Нажмите «Создать».

Проценты — только целые

Если ввести «1,5», при выходе из поля значение округлится до 2, и сохранится именно оно. Перед сохранением посмотрите, что осталось в поле. Если комиссия банка дробная, впишите её в комментарий.

Как деньги попадают в кассу

Когда заказ завершён, система берёт каждую его оплату и ищет кассу с такой же парой: точка заказа + тип оплаты. Нашла — в кассе появляется приходный ордер на сумму оплаты.

Что здесь важно знать:

• ордер рождается при завершении заказа, а не в момент оплаты: пока заказ не выполнен, денег в кассе нет;
• оплата бонусами в кассу не попадает — это не деньги, а списание бонусного счёта;
• касса без точки («Общая касса организации») под заказные оплаты не подбирается — в неё деньги вносят вручную документами прихода и перевода.

Кассы создаются сами

Заводить кассу под каждый способ оплаты руками не нужно:

• когда вы создаёте тип оплаты (или включаете выключенный), система заводит кассу под него на каждой точке организации;
• когда вы создаёте точку, она сразу получает кассы под все действующие типы оплат.

Название новой кассы совпадает с названием типа оплаты — переименуйте на привычное.

Одна пара — одна касса

Не заводите две кассы на одну пару «точка + тип оплаты»: платежи пойдут только в одну из них, и какую именно, заранее не угадать.

И наоборот: если кассу под пару удалили, оплата заказа пройдёт, а приходный ордер не создастся — выручка в кассовую книгу не попадёт, а расхождение заметят только при сверке остатков.

Что этим проверяют

• Сколько наличных должно лежать в сейфе — остаток наличной кассы точки перед инкассацией или пересчётом;
• Не забыли ли сдать выручку — большой остаток в наличной кассе за несколько дней говорит сам за себя;
• Куда делись деньги за день — выберите период «Сегодня» или «Вчера»: по «Приходу» и «Расходу» на плитках видно, какая касса двигалась. Документы по одной кассе — в её кассовой книге.

Отдельной кнопки перевода на плитке нет: чтобы переложить деньги из кассы в кассу, оформите перевод между кассами.

Сколько касс нужно

По одной на каждый способ оплаты и на каждую точку. Обычный набор точки: наличные, карта, Kaspi QR, онлайн-оплата, агрегаторы.

Не объединяйте разные способы в одну кассу: тогда вы не поймёте, сколько денег физически лежит в сейфе, а сколько уже на расчётном счёте.

Изменить и удалить

Карандаш открывает ту же форму, только с заголовком «Редактирование» и кнопкой «Сохранить». Корзина просит подтвердить: «Удалить запись?».

Не удаляйте кассу с историей

Удалённую кассу вернуть из интерфейса нельзя. Если по ней уже были документы, система её не стирает, а прячет: из списков касса пропадает, документы остаются.

Осторожно с выключателем «Активность»

Неактивная касса пропадает с экрана и из выбора в документах, пока не включена галочка «Показать неактивные». Оплаты заказов при этом в неё продолжают поступать: деньги лягут в кассу, которой вы не видите и которая не входит в «Всего в кассах». Безопасно выключать только кассы без типа оплаты — оплаты заказов они не получают.

Что дальше

• Приход в кассу — внести деньги, не связанные с продажей;
• Расход из кассы — выдать аванс, оплатить поставщику;
• Перевод между кассами — инкассация, сдача наличных в банк;
• Кассовая книга — все движения по кассе за период;
• Статьи доходов и расходов — типы оплат и справочники прихода и расхода.