Прибыль и убытки (P&L)

Этот отчёт отвечает на вопрос «сколько мы заработали». В отличие от ДДС, который считает движение денег, P&L считает прибыль: выручку за период, себестоимость проданного и расходы, которые к этому периоду относятся.

Как построить

Откройте Деньги → Прибыль и убытки (P&L).

1. Период — по умолчанию последние 30 дней. В календаре есть быстрые варианты («Сегодня», «Этот месяц», «Прошлый месяц» и другие), а внизу — поля «Время с … по …», если период нужно начать или закончить не с полуночи.
2. Нажмите «Сформировать». Отчёт строится только по кнопке — он тяжёлый.

Точку в самом отчёте выбирать не нужно, охват берётся из меню слева:

• выбраны «Все точки» или организация — у каждой точки свой столбец, справа «Итого». Так точки сравнивают между собой;
• выбрана точка — один её столбец и «Итого».

Название точки в шапке столбца — ссылка на её карточку.

Что в отчёте

Сверху три карточки по столбцу «Итого»: Выручка, Расходы + себестоимость и Чистая прибыль. Выручка минус вторая карточка — это и есть чистая прибыль.

Таблица читается сверху вниз:

Выручка — оплаты завершённых заказов по способам оплаты: карта, Kaspi QR, наличные, бонусы, агрегаторы и так далее. Ниже — Количество заказов, Средний чек и Итого выручка.

Себестоимость (фудкост) — во сколько обошлась работа кухни:

• Ингредиенты (продажи) — продукты, которые склад списал по проданным блюдам;
• Акты списания — испорченное и списанное вручную;
• Недостачи и Излишки — итоги инвентаризаций. Недостача увеличивает себестоимость, излишек уменьшает. Эти строки появляются, только если в периоде были инвентаризации.

Валовая прибыль — выручка минус себестоимость.

Расходы (акты услуг) — аренда, коммунальные, реклама и прочее, по категориям расходов. Ниже — Итого расходы.

Сумму расхода можно нажать — справа откроется список актов этой категории за период: по точке столбца или по всем точкам, если нажать в «Итого». У каждого акта — дата, точка, статья, контрагент или сотрудник и сумма; внизу «Итого», совпадающее с суммой в таблице. Номер акта контрагента — ссылка на сам акт, у актов сотрудников ссылки нет. Список можно выгрузить в Excel.

Чистая прибыль — то, что осталось в итоге.

Расходы — только из актов услуг

В P&L попадают расходы, оформленные актами услуг, и строка расхода называется по категории из акта. Расходные кассовые ордера сюда не идут: они про движение денег и видны в ДДС. Если вы платите аренду ордером из кассы, а акт услуг не заводите, в P&L этой аренды не будет, и прибыль окажется завышенной.

Большая инвентаризация двигает прибыль

Недостачи и излишки целиком ложатся в тот период, когда проведена инвентаризация. Если в нём была ревизия с большим расхождением, валовая прибыль резко скачет — сначала проверьте строки «Недостачи» и «Излишки».

Широкая таблица листается вбок целиком, вместе с первой колонкой.

Себестоимость здесь и в отчёте по продажам

Цифры себестоимости в P&L и в отчёте по продажам не совпадают, и это нормально:

• P&L берёт то, что реально ушло со склада: списания по проданным блюдам, акты списания, недостачи и излишки;
• отчёт по продажам считает «как должно быть» — по нынешним техкартам и средней цене ингредиентов, без списаний и инвентаризаций.

Чем отличается от ДДС

ДДС — про деньги: заплатили за аренду на три месяца вперёд, вся сумма легла в день оплаты. P&L — про прибыль: расходы и себестоимость относятся к периоду, за который они возникли.

Поэтому результат в этих отчётах почти никогда не совпадает. Смотреть надо оба: P&L — заработали ли, ДДС — есть ли деньги.

Выгрузка в Excel

Кнопка «Выгрузить в Excel» рядом с «Сформировать» сохраняет таблицу файлом с листом «P&L»: те же строки и те же столбцы точек с «Итого».

Что этим проверяют

• Прибыльна ли точка — чистая прибыль в её столбце;
• Не съедает ли кухня прибыль — доля себестоимости в выручке;
• Сколько теряем на списаниях и недостачах — отдельные строки в себестоимости.